Jak na to: e-mailové přílohy na jednom místě

Pokud na něčem spolupracujete s více lidmi, potřebujete dávat přílohy z příchozích e-mailů (pokud nelze sdílet soubory jinak) na jedno místo, abyste následně nad těmito soubory mohli spouštět různá automatická zpracování – například schvalovací proces. Nebo prostě jen chcete informovat kolegy o tom, že je k dispozici nový dokument, na který by se měli podívat.

#PowerAutomate

Tentokrát využijeme službu #PowerAutomate (dříve #MSFlow), která umožňuje vytvářet automatizované pracovní postupy. To znamená, že si „vyskládáte“ jednotlivé kroky postupu, jak se co má udělat, a následně tyto kroky spustíte buď ručně, nebo daný tok (eng. flow) aktivit je spuštěn nějakou podmínkou. 

V případě našeho demo scénáře je podmínka taková, že pokud přijde nový e-mail, který splňuje zadaná kritéria, pak se uloží přiložené soubory z e-mailu na náš OneDrive. 

Jednotlivé kroky můžete samozřejmě měnit podle libosti. Tento tok úkolů nemusí být pouze takto jednoduchý jako v našem případě, ale můžete ho rozšířit o další kroky, jak už jsme zmiňovali výše – např. o schvalovací proces nebo notifikace kolegům. 

#PowerAutomate je dostupný i pro uživatele pouze s licencí Office 365 (nyní Microsoft 365), ale některé kroky automatizace mohou již vyžadovat vyšší, nebo specifickou licenci. Naše demo ukazujeme na funkčnostech, které jsou dnes dostupné už i v základní licenci, a proto s automatizací můžete začít ihned. 

Ve videu níže si ukážeme, jak to celé funguje, a už tento pátek v podcastu (překlik níže pod článkem – klikněte na „poslat připomenutí“) si řekneme, jak toto celé použít v reálném scénáři. 

Pokud chcete vědět, jak využít tuto, ale i další funkčnosti týkající se osobní automatizace, podívejte se na podcast níže. 

Tým Konica Minolta IT Solutions Czech

kmits.cz/li

Klikněte na „Nastavit připomenutí“, aby Vám před začátkem premiéry přišla notifikace.

Zaregistrujte se k odběru článků zde.