Sledování dokumentů v SharePoint pomocí Document ID feature

Nedávno jsem dostal dotaz, zda je možné získat z Teams odkaz na soubor, který se nezmění při jeho přesunutí. Konkrétně šlo o ukládání odkazů na smlouvy, rozpočty, podklady pro fakturaci v ekonomickém softwaru formou URL odkazů na dokumenty nahrané do Teams.

Moje reakce byla „ale jistě, není problém“. SharePoint, který slouží k ukládání dokumentů v Teams, je prošpikován širokým spektrem funkcionalit. Jednou z nich je funkce Document ID, dostupná už od verze SharePoint 2010.

Autor: Konica Minolta IT Solutions Czech

Co je Document ID?

Funkce Document ID je dostupná na úrovni každé kolekce webů (Též site collection, odpovídá webu, který je vytvořen ke každému týmu. Pod ním pak mohou vznikat další weby, které se ale řídí pravidly nastavenými na kolekci webů.) a po její aktivaci se každému novému dokumentu přidělí unikátní identifikátor. Ve formě permanentního odkazu je dostupný jako hodnota v metadatech dokumentu.

Permanentní odkaz zůstává platný, i když je dokument kamkoliv přesunut v rámci site collection (neboli týmu). Při vytvoření kopie dokumentu je kopii přiděleno její vlastní ID.

Identifikátor přiřazený dokumentu se skládá z prefixu (řetězec před první pomlčkou) a sufixu. Prefix je možné si nastavit pro každou site collection zvlášť.

Přínosy Document ID

Lze namítnout, že přidělení Document ID neřeší problém kompletně a uživatelé mohou dokumenty přesouvat mezi týmy. Ale i v tomto případě lze Document ID využít:

• Identifikátor pro vyhledávání – přidělený identifikátor je unikátní, takže dokument přesunutý do jiného týmu snadno najdete za pomoci vyhledávání.
• Permanentní URL – odkaz se nemění bez ohledu na umístění dokumentu v site collection. Při přesunu do jiného týmu stačí změnit v URL identifikátor týmu.

Z výše uvedeného plyne, že v ideálním případě je potřeba Document ID aktivovat na všech site collections (týmech), kde mají být dokumenty sledovány.

Aktivace funkce Document ID

Nejsnazším způsobem je aktivovat funkci ručně, v nastavení site collection.

Autor: Konica Minolta IT Solutions Czech

Zapnutím funkce se automaticky do všech knihoven přidá nový sloupec Document ID a nově vytvořeným dokumentům se přidělí identifikátor.

Hromadná aktivace pomocí PowerShell

V případě, že máte již větší počet založených týmů, je ruční aktivace nepraktická. Mnohem lepší je využít PowerShell a zapnout funkci hromadně na všech webech. Ukázkový skript vyhledá všechny site collection v SharePoint online, které byly vytvořeny na základě šablony „GROUP#0“, a zapne Document ID.

Pro připojení k SharePoint online je potřeba použít uživatele s právy Site Collection Admin.

Aktivace při vytváření týmu pomocí PowerAutomate

Spoléhat na uživatele, že funkci ručně aktivují po vytvoření týmu, nebo periodicky spouštět powershell skript, aby zapnul Document ID na nově vytvořených site collections, je nepraktické. Mnohem lepší je automatizovat zapnutí funkce při tvorbě týmu prostřednictvím centralizované správy.

Například v PowerAutomate jsou aktivity pro zakládání týmů a kanálů, vytváření složek a manipulaci s oprávněním na složkách v SharePoint. Avšak aktivita pro správu feature chybí. V takovém případě je potřeba do hry zapojit nejmocnější zbraň, kterou PowerAutomate pro práci se SharePoint nabízí. Aktivitu s názvem „Send an HTTP request to SharePoint “.

Autor: Konica Minolta IT Solutions Czech

Ukázková část flow bude spuštěna po založení týmu. Nejdříve zkontroluje, zda není funkce již zapnuta. Jestliže zapnuta není, tak ji aktivuje.

Shrnutí

Document ID poskytuje dobrý základ nejen pro tento konkrétní scénář propojení s okolními systémy, ale řeší i problematiku unikátního označování dokumentů obecně. Tím, že je ID jako atribut v knihovně, lze jej snadno namapovat do některého pole přímo v dokumentu, a to pak vložit do textu. Přidělený identifikátor se tak rovnou propíše i do tištěné podoby. Další scénáře použití si jistě dokážete představit sami.

Autor: Zdeněk Havel, Solution Architect