Outlook už dávno není jen schránka na e-maily

Aplikaci Outlook jistě všichni dobře známe. Nebo ne?

Pojďme se podívat na několik vychytávek, které vám pomůžou při plánování schůzek, když nestíháte meeting nebo si chcete udržovat prázdný inbox.

Jak dám vědět, že nestíhám být včas na online meetingu?

Určitě se to přihodilo každému z nás…

Právě probíhající schůzka se natahuje, ale vy už vidíte, že se nestihnete přesunout na tu další. V rámci aplikace Outlook pro mobilní telefony máte možnost jednoduše kliknout na „I’m running late“ (nebo „mám zpoždění“ – pozn.: nastavení záleží dle nastaveného jazyka operačního systému) a Outlook obešle účastníky vybrané schůzky, že nejspíš nestihnete přijít včas na začátek.

Video-ukázka

U mobilních telefonů s operačním systémem iOS je možné využít nativní funkčnosti zvané Siri Zkratky a jednoduše říct „Hey Siri, I’m running late“.“.

Video-ukázka

Mohu si rychle a jednoduše nastavit oznámení o své ne/dostupnosti v kalendáři?

Někdy nemáte možnost sdílet kalendář se zákazníky nebo s kolegy z jiné části organizace, divize apod., a proto by se vám mohla hodit následující funkčnost, kterou máte dostupnou v mobilní aplikaci Outlook.

Funkce „Sdílet dostupnost“

Stačí, abyste při psaní e-mailu klikli na ikonu kalendáře a následně vybrali možnost „Share availability“ (neboli „sdílet dostupnost“). Uvidíte pohled do svého kalendáře. Pak už jen vyberete data a časy, kdy jste dostupný/á pro meeting.

Mobilní aplikace vygeneruje přehled, který je „klikatelný“ pro druhou stranu. Vaším výběrem se připraví pozvánka na schůzku.

Video-ukázka

Funkce FindTime 

Pomocí funkce FindTime dáte možnost protistraně „odhlasovat si“, na kdy se schůzka naplánuje. Velmi efektivní je to v případě, pokud si domlouváte jednání s více lidmi. Každý z pozvaných zvolí, kdy je dostupný, a schůzka se automaticky naplánuje na čas, kdy mohou všichni.

Video-ukázka

Zero inbox policy

Aneb jak mít prázdný inbox? To je sen většiny z nás. Ono to sice jde, ale chce to disciplínu a znát jednu zajímavou funkčnost v mobilní i desktopové aplikaci Outlook.

Jde o to, že když si kontrolujete příchozí poštu, uděláte při tom rychlé čištění:

E-mail vyřešen => archivace

Teď na to nemám čas => naplánovat zobrazení na později

Přesunu e-mailu do archivu nebo do „na později“ dosáhnete tak, že „swipnete“ prstem do strany na vybraném e-mailu. Chování si můžete nastavit v nastaveních. Ideální je právě možnost archivace a odložení.

Toto uděláte vždy, když máte právě čas, váš inbox díky tomu bude vždy čistý. K odpovědím na nevyřešené e-maily se dostanete tehdy, když budete mít čas. Na tuto dobu si nastavíte „odložení“. A to podstatné? Nikdy nezapomenete na žádnou odpověď, protože vše budete mít na jednom místě.

Video-ukázka

Proč je dobrá kategorizace e-mailů? 

Kategorizace e-mailů do jednotlivých složek měla opodstatnění v čase, kdy neexistovaly jiné možnosti a všichni jsme běželi na starých typech emailových serverů. Dnes ale používáme moderní Microsoft 365 (předtím Office 365), který má funkčnosti jako tagy (neboli značky) a dává nám možnost označovat si e-maily jinak. To však neznamená, že složky e-mailů jsou dnes nepoužitelné… Tagy nám jen dovolují přidat další dimenzi.

Video-ukázka

MyAnalytics

Někdy si to ani neuvědomujeme, ale sami si vytváříme podmínky ve spolupráci, které nás potom brzdí v produktivitě.
Když pravidelně sedíme na schůzkách, ke kterým nedostaneme agendu dopředu, nemůžeme se na ně připravit a ztrácíme čas. Nebo pak pracujeme na e-mailech na schůzce, protože nám nezbývá čas v rámci dne. A další příklady by se našly.

I zde nám může pomoct Microsoft 365 (Office 365) a jedna jeho specifická funkčnost, která se jmenuje MyAnalytics  . Tato aplikace je dostupná pro všechna vydání Microsoft 365, musí ji povolit administrátor. Následně schválit zaměstnanec, pokud ji chce využívat. MyAnalytics pokaždé na konci týdne připraví přehled toho, jak jsme pracovali, jak vypadají naše pracovní návyky, kdo nám „odebral“ nejvíce pracovního času – kromě těchto informací aplikace rovnou doplní řešení na efektivnější práci s časem.

Tyto „osobní“ analýzy jsou dostupné pouze pro konkrétního zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže vidět u dat, koho se konkrétně týkají. Může maximálně sledovat agregovaná a anonymizovaná data. 

Na to, jak to celé funguje, co je možné nastavit a jak může MyAnalytics zlepšit vaši spolupráci ve firmě, se podívejte níže. Určitě tuto funkčnost oceníte tehdy, když vám záleží na tzv. Work-life balance, kdy potřebujete trochu pomoci s plánovaním ve svém kalendáři.

Video-ukázka

Pokud chcete vědět, jak běžně využívat v praxi další funkčnosti z ekosystému Microsoft 365, podívejte se na další články nebo se přihlaste k odběru novinek (níže na stránce), které Vám 1x za měsíc pošleme na e-mail. 

Nebo nás kontaktujte pro více informací.  

Petra  Laštovková, Marketing Specialist 

Konica Minolta IT Solutions Czech 
kmits.cz/li