Možnosti analýzy dat v podnikovém systému Business Central

Tento týden se budeme věnovat možnostem analýzy dat, která máme v podnikovém systému Dynamics 365 Business Central (dále jen D365BC). Zde je krátná ukázka: 

Nejprve se ale pojďme podívat na možnosti, které nám poskytuje samotné řešení D365BC. V první řadě se pro analýzu dat, která v systému máme, nabízí sada předpřipravených reportů, které nám umožňují provést základní analýzu těchto dat. Výstupem reportů je buď tištěná sestava, nebo si případně výstup můžeme uložit do formátů Excel, Word anebo PDF.

Příkladem takového reportu může být sestava „Hodnota zásob“, která nám umožní zobrazení stavu skladu ke konkrétnímu datu. Nebo sestava „Zákazník – Nejlepších 10“, která nám pomůže identifikovat zákazníky, se kterými realizujeme největší prodeje.

Systém D365BC obsahuje v základu více než 400 předpřipravených sestav, které nám poskytují možnost náhledu na data v systému přes všechny funkcionality. Výhodou těchto sestav je, že mohou obsahovat aplikační logiku, jejich nevýhodou je pak velmi omezená možnost jejich úpravy koncovým uživatelem.

Dalším způsobem, jak je možné se na data v systému D365BC dívat, je sada analytických nástrojů, které jsou do D365BC integrované. Mezi nejpoužívanější patří následující dvojice:

Analýza dle dimenzí

Analýza dle dimenzí umožňuje uživateli analyzovat věcné položky (záznamy v hlavní knize) podle libovolné dimenze, kterou v systému využíváte. Pod pojmem „dimenze“ je možné si představit například členění účetních záznamů dle středisek, nebo například podle zakázek/projektů.

Účetní schémata

Další z nástrojů je funkcionalita Účetních schémat, která poskytuje uživateli možnost definice vlastních analytických pohledů na zaúčtovaná data. Do tohoto nástroje může vstupovat jak zaúčtovaná skutečnost, tak případné plány (rozpočty). Příkladem analýzy, kterou jste schopni provést pomocí nástroje účetních schémat, je analýza nákladů.

Mezi základní výhody těchto nástrojů patří zejména to, že jsou k dispozici přímo v prostředí systému D365BC a jsou plně uživatelsky nastavitelné. Takže si pomocí nich může uživatel připravit takové pohledy na data, které aktuálně potřebuje. Další jejich velkou výhodou je, že výsledky analýz, které jsou v těchto nástrojích zobrazeny, je možné jednoduchým způsobem rozpadnout až na úroveň detailních zaúčtovaných položek.

A co v případě, kdy nám nebudou stačit výše uvedené integrované analytické nástroje?

Jako nejjednodušší cesta se jeví možnost exportu dat, která máme v D365BC dostupná, do prostředí Microsoft Excel, kde s těmito daty můžeme dále pracovat. K tomuto účelu má systém D365BC k dispozici funkcionalitu, pomocí které můžeme data z většiny stránek v systému exportovat do prostředí Microsoft Excel, kde nad nimi můžeme provádět další analýzy např. pomocí kontingenčních tabulek nebo grafů.

Tato cesta je vhodná v případě, kdy potřebujeme provést jednorázovou analýzu dat, která v D365BC máme. Ale co v případě, kdy se nám jedná o opakované analýzy?

V takovém případě není cesta ručních exportů dat ze systému D365BC moc pohodlná. Proto pro tyto situace poskytuje systém D365BC možnost publikace dat pomocí tzv. datových kanálů (OData). Díky tomu můžeme data zpřístupnit ostatním systémům tak, aby si je mohly kdykoliv načíst a aktualizovat.

S těmito datovými kanály umí pracovat například Microsoft Excel nebo analytický nástroj PowerBI. Použití těchto datových kanálů má dvě velké výhody. V těchto datových kanálech je k dispozici vždy aktuální stav dat, která máte v systému, a kdykoliv si tak můžete do prostředí Microsoft Excel nebo Microsoft PowerBI tato data načíst a dále je analyzovat. Další velkou výhodou je, že datové kanály respektují práva, která máte v systému D365BC nastavena. Jinými slovy, aktualizovat data v externích systémech může jen ten, kdo má k těmto datům v prostředí D365BC přístup.

Seznam datových kanálů v prostředí D365BC najdeme na stránce „webové služby“, kde jsou i URL odkazy na tyto datové kanály. V případě, kdy nám bude některý datový kanál chybět, je k dispozici uživatelský nástroj, pomocí kterého si můžeme jednoduchým způsobem vytvořit nový datový kanál.

Data z těchto datových kanálů můžeme načíst přímo do prostředí Microsoft Excel a například z nich vytvořit kontingenční tabulku, která bude online ukazovat náklady na jednotlivá střediska:

V dalším článku tohoto týdne se spolu podíváme jednak na to, jakým způsobem můžeme analyzovat data z účetních schémat mimo prostředí D365BC, a dále si něco řekneme o tom, jaké možnosti pro analýzu dat nám přináší nástroj Microsoft Power BI.

Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Business Central více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

Václav Koláček, Senior Dynamics Architect & Developer

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li