Jak na digitalizaci pro personalisty v souladu se zákonem

Nebojte se digitalizace personálních procesů. Právo a pořádek hrají s vámi! Pojďte se podívat na jejich soulad s technologickým rozvojem na poli personalistiky.

Zbavte se papírování a shánění fyzických podpisů.

Nejprve pár faktů:

• Elektronické dokumenty a elektronické podpisy v současnosti upravují nařízení EU č. 910/2014, tzv. eIDAS, účinné od 1. 7. 2016.
• Tyto právní předpisy zcela nahradily předchozí zákon o elektronickém podpisu. Nenechte se zmást. Často se ještě používají zastaralé, a přitom neplatné definice.
• eIDAS unifikuje podmínky elektronického právního jednání v EU a zvyšuje tak
  jistotu při elektronických transakcích. eIDAS doplňuje český prováděcí zákon.
• České normy najdete v Zákoníku práce a v Občanském zákoníku. Konkrétně jde o zákon č. 297/2016 Sb. o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce a zákon č. 298/2016 Sb., který aktualizuje několik desítek dalších norem.
• V návaznosti na tyto normy některé pracovněprávní dokumenty fungují v přísnějším režimu, zvláště co se jejich doručování před podpisem týká.

Jak jsme si již přiblížili v předchozím článku Digitalizace HR od prvního kontaktu, podepisování dokumentů z pohledu legislativy není problém. Naopak, následuje inovace v Zákoníku práce. Elektronický (digitální) dokument představuje právní jednání v písemné podobě. K jeho podpisu plně stačí digitální podpis. Pracovněprávní předpisy digitální dokumenty nezakazují.

Před podpisem probíhá doručování

Zákoník práce (přesněji zde umístěný zákon č. 262/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů) klade přísné požadavky na doručování dokumentů, které se uvádí v jeho § 334.

Tyto dokumenty musíte nejprve doručit do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Pokud ale osobní doručení selže, můžete si vybrat jinou formu doručení, například elektronicky. Typicky přes datovou schránku.

Na druhou stranu Zákoník práce ani jiná právní úprava nijak neomezuje možnost podepsat dokument elektronicky, tedy digitálně. Tato možnost se vztahuje i na dokumenty s přísným režimem doručování. Díky tomu můžete úspěšně digitalizovat 100 % vaší HR agendy.

Několik podmínek pro elektronické doručování

S elektronickým doručováním je to trochu složitější. Nejde to vždy! Dokumenty uvedené v §334 Zákoníku práce lze elektronicky doručit jen při splnění několika podmínek.

Z elektronického doručování jsou vyňaty tyto typy dokumentů:

• vznik, změna, skončení pracovního poměru/DPČ/DPP
• mzdový/platový výměr
• odvolání vedoucího
• záznam o porušení režimu neschopnosti

Všechny ostatní pracovněprávní dokumenty můžete digitálně podepisovat i doručovat prakticky bez omezení.

Elektronické doručování je podmíněno:

1. Máte souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním i jím poskytnutou e-mailovou adresu pro doručení.
2. Tento typ dokumentu musíte opatřit zaručeným podpisem (tento typ podpisu vyžaduje kvalifikovaný certifikát).
3. Zaměstnanec musí dokument podepsat do 3 dnů, a to také zaručeným podpisem. Zaměstnanci však obvykle mívají pouze prostý podpis.

Aby to nebylo tak jednoduché, je třeba se mít na pozoru. Při nedodržení, byť jen jedné z uvedených podmínek, je doručení neúčinné.

Jak tedy vyřešit doručení dokumentů s přísným režimem?

Vyzvete zaměstnance, aby se dostavil osobně. Podepsat dokument mohou obě strany na jednom zařízení. I tak máte určité výhody.

Manažer nemusí být na jednání se zaměstnancem přítomen. Podepíše dokumenty v čase, který mu vyhovuje. U podpisu zaměstnance stačí přítomnost personalisty, který předá tablet s připravenou smlouvou zaměstnanci k podpisu.

Zaměstnanci musíte vydat 1 originál smlouvy. Na vydání se nevztahují stejná pravidla jako pro doručování. Nemusíte tedy nic tisknout, stačí dokument poslat elektronicky nebo předat na nosiči dat. Vydáním originálu se tedy nemyslí nutně předání vytištěné digitální smlouvy.

Typy elektronického podpisu

Aplikace pro digitální podepisování zpravidla umožňují více typů podpisu. Moderní digitální podpisy splňují vysoké nároky na bezpečnost i právní závaznost. Obvykle můžete kombinovat i více typů podpisu v rámci jednoho dokumentu. Například manažeři se podepíšou zaručeným podpisem a zaměstnanci prostým (biometrickým) podpisem.

4 úrovně elektronických podpisů v české legislativě:

Prostý podpis SES EIDAS simple	Zaručený podpis AES EIDAS advanced	Uznávaný podpis AES na QC EIDAS simple	Kvalifikovaný podpis QES EIDAS qualified

Archivace a bezpečnost

Na podepisování a doručování dokumentů, souladu s legislativou a přísnými podmínkami se zaměřujeme v jiném článku. Jak je to ale s ukládáním a zabezpečením personální dokumentace?

• Podepsané dokumenty máte povinnost archivovat 3 až 30 let. V digitálním archivu se vám jen tak něco neztratí.
• Digitální archivace vyhovuje všem právním normám a snižuje náklady na tisk i skladovací prostory.
• V digitálním archivu se hledá mnohem jednodušeji než v policích ve skladu.

Co je tedy zárukou?

Kvalifikované časové razítko zaručuje, že dokument nikdo nezmění. Prokazuje obsah dokumentu v okamžiku podpisu i neporušitelnost dokumentu v budoucnu. Systém hlídá platnost a automatickou obnovu razítek.

Evidence a archivace

Detailní evidence přístupů odpovídá standardům bezpečného ukládání dat i GDPR. Podpisy se okamžitě logují a detaily logů se ukládají.

Skartace dokumentů v digitálním archivu probíhá na konci povinného archivačního období. Opět automaticky a striktně podle skartačního protokolu.

Archivace dokumentů je pod vaší plnou kontrolou a téměř bez práce.

Rozhodli jste se pro digitalizaci. Jak na to? Na co se připravit a jaká úskalí se mohou objevit? Připravujeme pro vás všechny informace v dalším článku. Sledujte naše novinky.

Chcete to řešit hned? Rovnou nás kontaktujte. Vše s vámi rádi projednáme a poradíme. Jsme tu pro vás.

Stáhněte si e-dokument, kde najdete vše důležité o digitalizaci HR v jednom souhrnu Budoucnost HR je digitalni

Přečtěte si také:

Digitalizace HR od prvního kontaktu

Budoucnost HR je digitální

Personalistika bez jediného listu papíru! Budoucnost nebo blízká budoucnost?