Digitalizace HR od prvního kontaktu

Je práce HR manažera krásná? Práce s lidmi, schopnost empatie a pozitivní komunikace, cílení na motivaci, produktivitu a zaměstnaneckou spokojenost. Vždy s úsměvem. Taková by mohla být ideální představa. Personalisté ale vědí své. Skutečnost je v mnoha ohledech jiná a mnohem složitější. A ačkoliv máte svou profesi rádi, někdy je toho moc. Naštěstí vám to můžeme alespoň v něčem usnadnit. Přečtěte si o digitalizaci HR procesů.

Je to hodně o papírování?

Nábor, nástup, vzdělávání a profesní růst, motivace a produktivita, osobní a pracovní změny i odchod zaměstnance. To vše znamená mnoho dokumentů. Řešte je digitálně. Osobně se více soustřeďte na budování vztahů se zaměstnanci, jejich motivaci a pracovní spokojenost.

Představte si, že …

• Pracovněprávní dokumenty podepíšete elektronicky se všemi podepisujícími stranami.
• Nepersonalizované HR dokumenty typu „Interní směrnice” rozesíláte hromadně přímo z aplikace nebo HR systému.
• Personalizované HR dokumenty typu „růžové potvrzení” či „ELDP” rozešlete
  také hromadně, stačí vám k tomu jen šablony v aplikaci a Excel tabulka.
• Pro budování vztahu se zaměstnanci získáte mnohem více času.
• Nábor a on-boarding zaměstnanců zvládnete rychleji a efektivněji.

Automatizace interního schvalování a následného podepisování dokumentů vám ušetří hodiny a možná i dny rutinní práce. Snížíte si personální náklady, chybovost i čas trávený hledáním archivovaných dokumentů.

Je to časově náročné?

Založíte – schválíte – podepíšete – archivujete. Digitální cestou snadno a mnohem rychleji. A vše samozřejmě právně správně.

Jak to například vypadá v realitě?

• Skenování vytištěných dokumentů. Netisknete, ale ukládáte rovnou do digitálního archivu.
• Čas u kopírky. Zaměstnanci tráví více času prací než postáváním u kopírky.
• Papír a tonery. Spotřebujete jich mnohem méně. Šetříte náklady i životní prostředí.
• Kurýr. Už žádné složité doručování smlouvy druhé straně k podpisu a pak zase zpět do kanceláře.
• Nemusíte mít fyzický sklad s papírovými dokumenty a stohy šanonů.

Domlouvání schůzek a podepisování je zdlouhavé?

Ani to už tak být nemusí. HR procesy vyřešíte digitálně rychleji a snáze.

Třeba nástup nového zaměstnance. Digitalizovat můžete podpis veškeré dokumentace od pracovní smlouvy přes potvrzení o absolvování školení, předávací protokoly až po potvrzení GDPR. Vše se automaticky ukládá rovnou do složky daného pracovníka. Dokumenty můžete podepisovat najednou nebo postupně dle průběhu onboardingu.

Veškeré pracovněprávní smlouvy můžete podepisovat digitálně. Jen k podpisu některých vybraných dokumentů musí zaměstnanec přijít na pracoviště a podepsat je s vámi na jednom zařízení.

Věděli jste?

• U dokumentů typu Pracovní smlouva, Dohoda o provedení práce a o pracovní činnosti nebo Mzdový výměr můžete mít elektronický podpis výhradně na jednom zařízení?
• U jednostranných jednání nelze elektronicky podepsat například výpovědi, okamžitá zrušení pracovního poměru nebo zrušení pracovního poměru ve zkušební době.

Tým roste, komunikace je složitá?

Komunikujte jedním tahem. Nepotřebujete žádný externí e-mailingový systém. Digitalizovat totiž můžete i hromadnou rozesílku interních dokumentů. Na rozesílku pak snadno navážete podpis interních dokumentů a schvalovací workflow.

Schvalovací procesy vše zdržují?

Digitalizované schvalování dokumentů může trvat jen chvilku. Než dáte smlouvu k podpisu zaměstnanci, potřebujete interní odsouhlasení. To vám zabere ale pouze pár minut, jestliže si správně nastavíte jeho workflow. Zvlášť pokud máte více poboček a centrální HR oddělení.

Co získáte vy?

Zaměstnanci nepotřebují vaši asistenci. Kdykoliv mohou sami nahlédnout do svých dokumentů bezpečně uložených ve vlastním pracovním prostředí.

Automatická příprava dokumentace. Na pár kliknutí vyberete dokumenty ze šablon, zvolíte související osoby a nakonec jednoduše spustíte proces podepisování.

Hromadné dokumenty. Jedním kliknutím odešlete tisíce dokumentů (mzdové dopisy, interní směrnice, růžová prohlášení).

Nižší chybovost. Nemusíte nic přepisovat, data se automaticky přebírají z personálního systému.

Dokumenty a formuláře k vyplnění odesíláte jako PDF. Zaměstnanci je vyplní, potvrdí a podepíší elektronicky.

Na lepší se lépe zvyká

• Dokumenty vždy po ruce. Dokumenty jsou kdykoli dostupné on-line. Všem osobám, kterým nastavíte oprávnění.
• Automaticky běžící procesy. Nastavený proces zajistí včasné doručení příjemci. Nic neřešíte.
• Podepsáno a k dispozici. Podepsané dokumenty můžete okamžitě používat. Nečekáte na vrácení nebo skenování.
• Přehled a včasná upozornění. Přehledné dashboardy a notifikace vás pravidelně informují o stavu, v jakém jsou vaše podepisované dokumenty. 
• Změny vás nezaskočí. Změny v organizační struktuře firmy vám nepřidají mnoho práce. Procesy se nové situaci jednoduše přizpůsobí.
• Klid a jistota v zabezpečení. Všechny vaše dokumenty jsou v naprostém bezpečí. Sami si definujete role i přístupová práva.

Jak tedy začít digitalizovat HR?

Automatizace a digitalizace HR znamená pro firmu vždy velký krok. Řešení, díky jemuž digitalizujete podepisování dokumentů i workflow vašeho HR oddělení, musí splňovat několik zásadních požadavků, včetně souladu s právními a legislativními normami.

To jsou oblasti, na které se zaměříme v příštím článku. Sledujte náš web a sociální sítě. Ovšem, pokud chcete vše vědět hned, rovnou nás kontaktujte. Jsme tu pro vás.

Stáhněte si e-dokument, kde najdete vše důležité o digitalizaci HR v jednom souhrnu Budoucnost HR je digitalni

Přečtěte si více na toto téma:

• Článek Budoucnost HR je digitální
• Článek Personalistika bez jediného listu papíru