Získejte dokonalý přehled o svých datech

Dnešního tématu jsme se již dotkli v jednom z předchozích článků o Microsoft 365 Compliance Center. A dnes si tuto problematiku blíž rozvedeme.

Nutnost chránit informace před nenechavci nebo jejich zneužitím stoupá, tak jako roste množství citlivých informací umístěných v počítačích. Protože motem dnešních dní je mobilita, uživatelé mají firemní data kdykoliv a kdekoliv dostupná. Snahou je podporovat efektivní využití technologií, a ne bránit lidem v práci odkudkoli. Uživatelé mají k dispozici nepřeberné množství platforem pro firmy nebo jednotlivce, uveďme třeba Google. Při spolupráci se pak neubráníte tomu, že musíte předat dokumenty nebo zaslat e-mail mimo vaše prostředí Microsoft 365. Přitom se často jedná o citlivá data, která mají mít právo prohlížet pouze vybrané osoby, navíc by neměly mít možnost e-mail nebo dokument předat a měly by mít k dokumentu nebo jeho části přístup jen po omezenou dobu.

Vynutit dodržování pravidel zacházení s informacemi i mimo vaše prostředí, dokonce i když jsou umístěné mimo cloud Microsoft, vám pomůže služba Information Protection.

Základem všeho je klasifikace informací.

Ta může probíhat automaticky, na základě definovaných pravidel vyhodnocení obsahu, ručně uživatelem nebo s asistencí, kdy automat uživateli navrhne vhodnou klasifikaci. Pomocí klasifikace se na dokument nebo e-mail připojí tzv. štítek. Ten může být jeden nebo jich může být více. Na každý takový štítek se pak vztahují pravidla zacházení.

Například vyznačíte, že dokumenty se štítkem “tajné” mohou být přečteny pouze adresáty e-mailu, ale nesmí být možné je přeposlat. Information Protection se na pozadí postará o to, že je obsah takového e-mailu zašifrován a pouze adresát jej může otevřít. Takže když je příjemcem uživatel s poštovní schránkou v Google, vyzve jej poštovní klient k ověření identity a pak mu teprve zobrazí obsah. Pakliže by dokument přeposlal, musel by k tomu předat i své přihlašovací údaje, jinak si obsah nikdo jiný nepřečte.

Dalším příkladem využití pak může být třeba rozesílání výplatních pásek prostřednictvím šifrovaných e-mailů.

Jednotlivé dokumenty lze štítkovat už při jejich skenování na recepci nebo pomocí mobilního telefonu za pomocí Azure Information Protection Unified labeling scanner technologie.

Ale dost už povídání, raději se podívejme, jak to v praxi vypadá.

Pokud chcete vědět, jak nejen tuto, ale i další funkčnosti kolem bezpečnosti běžně využívat v každodenní praxi, podívejte se na náš páteční podcast na kmits.cz/365yt.

Nebo se zaregistrujte k odběru článků zde a další tipy vám budou chodit do vaší e-mailové schránky (samozřejmě jde odběr opět i jednoduše zrušit).

Tým Konica Minolta IT Solutions Czech

kmits.cz/li