Jak na to: eDiscovery aneb jak chytře na vyhledávání v datech

Je dobré vědět, kde a jaké typy dokumentů uchováváte. Ale nastávají situace, kdy potřebujete vyhledat dokumenty a záznamy se specifickým obsahem. Například když se na vás bývalý zaměstnanec obrátí s požadavkem v  souladu s  GDPR a chce vědět, jaké informace o něm shromažďujete. Nebo rovnou požaduje získání kopie těchto dat, jejich změnu, případně omezení nebo odstranění. 

V  tuto chvíli je potřeba si uvědomit, že takovými informacemi nejsou jen pracovní smlouva v  podobě dokumentu nebo Curriculum Vitae, ale jedná se i o úkoly, schůzky, e–maily, publikované příspěvky na sociálních sítích a další, které nesou jeho jméno nebo pracovní personalizovaný e-mail.

Řešení v Microsoft 365

Součástí Compliance Centra v  prostředí Microsoft 365 je i aplikace s názvem „Žádosti subjektů údajů“, která vám v  tomto umí pomoci. Obsahuje sadu integrovaných funkcí pro vyhledávání, kontrolu a export osobních údajů souvisejících s  žádostí. V  aplikaci vytvoříte požadavek na vyhledání dat, například podle jména a data narození. Nástroj eDiscovery prostřednictvím svých konektorů prohledá všechny relevantní zdroje a připraví pro vás kompletní přehled výsledků pro kontrolu. Vybraná data pak snadno vyexportujete pro předání žadateli.  

Stejně tak lze využít schopností eDiscovery ve spojení s  Compliance Centrem pro zablokování nalezených dat nebo pro jejich hromadné odstranění. 

Podívejte se na video, kde se dozvíte základní informace:  

Pokud chcete vědět, jak tuto, ale i další funkčnosti kolem bezpečnosti běžně využívat v každodenní praxi, podívejte se na náš páteční podcast na kmits.cz/365yt.
Nebo se zaregistrujte k odběru článků zde a další tipy vám budou chodit do vaší e-mailové schránky (samozřejmě jde odběr opět i jednoduše zrušit).

Tým Konica Minolta IT Solutions Czech

kmits.cz/li