Neztrácejte data ani svůj klid. Jak chránit firemní obsah s Microsoft 365?

Autor: Michal Princ (Consultant Business Development Konica Minolta IT Solutions Czech)

… a dokumenty jsou v trapu … S Microsoft 365 se vám to nestane.

Ztráta USB disku není nic mimořádného. Děje se to často. A někteří uživatelé nad tím mávnou rukou. Bohužel tím spíš, když jde o firemní soubory. No, co. Máme je uložené jinde. Jenže! Co když je jejich obsah důležitý nebo tajný?

Přijít o data z USB, počítačů, domácích NAS je nepříjemné. Stejně tak i zašifrování ransomware. A při své práci mohu potvrdit, že se to už stalo mnoha lidem. Řeknete si: „Tak dobře, ale stačí záloha.“ Nestačí. Ochrání vás před ztrátou dat a pomůže s obnovením. Ale co obsah? Jak jsou před zneužitím chráněny vaše patenty, smlouvy, GDPR, NIS2, DORA …?

Nechráníte jen soubory, ale zejména jejich obsah

Nebavíme se teď jen o jídelním lístku ve Wordu, který každý týden posíláte kolegům. Zkuste se zamyslet nad všemi dokumenty ve svých úložištích, které mají citlivý obsah. Právě ty je potřeba hlídat. Já vím, lehce se to řekne, ale hůře praktikuje.

Tady rozhodně pomůže, když si vezmete na pomoc specializované techniky. Osobně oblast ochrany a zabezpečení v prostředí Microsoft 365 řeším ve firmách a institucích denně již mnoho let. A v Konica Minolta IT Solutions Czech na to máme specializovaný tým i zkušenostmi vyladěné postupy.

Podívejte se na celý přehled řešení a služeb Microsoft 365 a Microsoft Security.

Čas věnovaný analýze a nastavení se vám vyplatí

Konfigurace v prostředí Microsoft 365 je práce jen na chvíli. Jenže tomu musí předcházet poznání vaší firmy, procesů a všech typů dokumentů, které ukládáte. A to už zabere více času. Systém pak nastavíte na „pár kliknutí“. A pak je nutné ještě počítat s delším obdobím, kdy učíte všechny uživatele v tomto chráněném nastavení pracovat a dodržovat pravidla. Ale jak ukazují mnohé příběhy a zkušenosti, tato časová investice se vaší firmě rozhodně vyplatí.

Jak takové chráněné nastavení funguje v praxi?

Tajné a diskrétní dokumenty otevřou jen ti, kterým je obsah určen. Nikdo jiný. Zkuste si představit, že bych si takto zabezpečil do dokumentu třeba ten zmíněný jídelní lístek. Nechtěl bych, aby ho otevřel kdokoliv mimo mou společnost. Takto utajený dokument bych poslal e-mailem, také bych ho uložil na 1000 USB zařízení a rozházel po parkovištích nebo rozdal všem, koho potkám. Výsledek? Každý sice bude mít tento soubor, ale je mu to k ničemu. Obsah si nezobrazí.

A pokud vás neláká, dozvědět se, co je na jídelním lístku, představte si citlivější a důležitější obsah. Nazvěme to třeba Přístupové údaje k BTC peněžence, kde máte dejme tomu 100 BTC?  K tomu už se bude chtít někdo dostat. Ale zkrátka když máte dobře nastavenou ochranu, dotyčný má smůlu.

Žádné složité řešení. S Microsoft 365 chráníte data jednoduše.

Jak? Jestliže máte ve své firmě licence Microsoft 365, od určitého typu předplatného jsou vám potřebné funkcionality plně k dispozici, včetně přehledu, kdo s těmito dokumenty nakládá.

Zkuste se znovu zamyslet. Jaké dokumenty máte ve firmě a kdo všechno do nich vidí? Určitě najdete takové, které obsahují data určená jen některým uživatelům, ale nevíte, zda se k nim nedostane i někdo nepovolaný. Jak dobře máte citlivý nebo tajný obsah ve vaší firmě chráněný?

Pokud si nejste jistí, rádi vám s tím poradíme a pomůžeme vše nastavit, abyste měli dobře chráněný firemní obsah a díky tomu i klidnější spaní. Kontaktujte nás.

Přečtěte si také další související články:
České firmy mají technologický dluh. Jak zvládnout hrozby a útoky. (konicaminoltaits.cz)
Představujeme nový elitní tým pro Cloud & Security Consulting – Konica Minolta ITS