Budoucnost HR je digitální

O tom, že digitalizace ve firmách postupně proniká i do světa personalistiky, již není pochyb. Personalisté jsou papírováním napříč firmou jedni z nejvíce zatížených. I naše zkušenost je taková.

Jakmile vyberete z řad uchazečů, zahltí vás dokumentace. Archivací životopisů to jen začíná. Připravujete, podepisujete a archivujete nástupní dokumenty, různá potvrzení, GDPR souhlasy, popisy práce a pracovní pozice, předávací protokoly, různé dohody, školení, daňová prohlášení a tak dále. To vše po celou dobu životního cyklu každého zaměstnance ve firmě.

Proč byste měli o digitalizaci začít uvažovat? A proč je nejvyšší čas ji zavádět i ve vašem HR oddělení? Právě těmto otázkám věnujeme hned několik článků. První z nich si můžete přečíst zde Personalistika bez jediného listu papíru! Budoucnost, nebo blízká budoucnost?  

Zaměřme se nyní na nejčastější argumenty, proč s digitalizací HR manažeři váhají. Rozvaha je určitě důležitá, výsledkem ovšem musí být přínosné řešení. A digitalizace takovým řešením je.  Zbavíte se nadměrné administrativy a můžete se více soustředit na budování vztahů a spokojenosti uvnitř firmy. Pojďme se na to podívat blíže.

Co vám brání? 

Myslíte si, že je to legislativa? Nedostatek financí nebo zaběhnuté procesy? Nebo neochota je měnit? Nejčastější mýty, s nimiž se ve firmách setkáváme, jsou již překonané. Všechny uváděné potíže mají řešení.

Zde jsou jen některé z překonaných mýtů: 

„Zákon elektronický podpis v HR neumožňuje.“ 
„Úřad neakceptuje elektronické dokumenty.  
Kontrola stále vyžaduje papírový dokument nebo fyzické doklady.“ 
„Elektronické podepisování je složité.“ 
„Je problém zabezpečit data tak, aby neunikla.“ 
„Někteří naši lidé to technicky nechápou, chceme jim vyjít vstříc.“ 
„Na portálu stejně nesmíme mít vystavené určitě informace, takže stejně se někde papíru nevyhneme.“ 
„Všechny smlouvy musí být podepsány osobně a na papíře.“ 

Digitalizace je proces, na jehož konci vám papírování a administrativa zabere mnohem méně času než dříve. Překážky lze překonat. Ale stále si nejste jistí, co vám to přinese?

Proč digitalizovat? 

Metoda papír a tužka může někomu vyhovovat. Je to ale spíše nostalgie, než že by vám v práci přinesla výhody. Za pomoci digitalizace bude vaše personální agenda rychlejší, efektivnější, a i z pohledu archivace přehlednější a jednodušší.

Skutečnost je taková, že kdo do digitalizace a automatizace nenaskočí dnes, bude mít do dvou let velký problém dorovnat konkurenční náskok progresivnějších firem. Nábor, nástup, vzdělávání a profesní růst, motivace a produktivita, osobní a pracovní změny i odchod zaměstnance. Papírování vyřešíte digitálně. Více času pak zůstane na péči o zaměstnance.

Legislativa 
I chystané změny v zákoníku práce jednoznačně hovoří pro digitalizaci. Zvýšíte svou schopnost přizpůsobení a okamžité reakce na legislativní změny. Podrobněji se tomuto tématu budeme věnovat v samostatném článku.

Jednání a podpisy 
Klasické papírování je postupně nahrazováno digitálním jednáním. Podle evropských směrnic má stejnou právní váhu jako to tradiční. Dokumenty podepisujete online přes ověřenou aplikaci. Mají stejnou úřední platnost jako klasický podpis na papíře.

Výplatní pásky v elektronické podobě jsou již téměř samozřejmostí. Dle výzkumu společnosti Hoffmann Personal jsou digitální již ve více než třech čtvrtinách dotazovaných firem. 

Pravdou je, že čím je dokument právně komplikovanější, tím menší je ochota ho digitalizovat. Přitom však i sporné dokumenty lze s dodržením určitých pravidel maximálně zjednodušit a převést do elektronické podoby.

Lidé 

Další důležitá oblast, která může brzdit digitalizaci, je přístup zaměstnanců. A na lidech záleží! Ano, ve většině firem se přirozeně setkává několik generací. Míra ochoty ke změně je pak u každého značně odlišná. Pro někoho je adaptace na digitální svět těžší. Zároveň ale přichází nová generace zaměstnanců s pracovními návyky zcela přirozeně v souhře s novými technologiemi. 

Zaběhnuté procesy 

Neměly by být neměnné, pokud změna vám a lidem ve firmě usnadní život. Jaké konkrétní procesy v personální oblasti můžete digitalizovat a co vám to přinese se dozvíte v příštím článku.

Problematika digitalizace v personální oblasti je obsáhlá. Jak jsou konkrétně řešeny jednotlivé typy procesů a dokumentů? Jak přesně mi pomůže digitalizace s legislativou? A co vše samotný proces digitalizace obnáší? Jak se připravit a jaká jsou úskalí? V dalších příspěvcích se budeme věnovat těmto oblastem a postupně vysvětlíme vše důležité.

Sledujte naše stránky a sociální sítě. Pokud ale chcete vědět více a hned, kontaktujte nás. Rádi s vámi vše projednáme. Jsme tu pro vás.

Stáhněte si e-dokument, kde najdete vše důležité o digitalizaci HR v jednom souhrnu Budoucnost HR je digitalni

Přečtěte si více na toto téma:

• Článek Personalistika bez jediného listu papíru