PERSONALISTIKA BEZ JEDINÉHO LISTU PAPÍRU! BUDOUCNOST, NEBO BLÍZKÁ BUDOUCNOST?

Jak nadpis předestírá, není otázkou zda, ale kdy! Dnes si prakticky všichni uvědomují, že úplná digitalizace personalistiky, nebo také paperless personalistika, je nutností a je jen otázkou, kdy s ní začít. Personální oddělení pracuje s papírovými dokumenty asi nejvíce ze všech oddělení ve společnostech. Nemalé množství z nich však již nyní nemusí vůbec v papírové formě existovat.

Paperless personalistika – jak začít?

Mnohdy je to spíše neschopností vůbec začít, než že by tomu nutně kladly odpor finanční či právní záležitosti, jak často slýcháme. Ke každému se pojďme společně krátce zastavit a následně se zamyslet nad tím, co může být nebo je katalyzátorem, který by mohl nebo spíše má mít sílu onu neschopnost začít transformovat na schopnost.

Uveďme si reálný příklad z jednání v jedné firmě z České republiky, a to ve vztahu k výše uvedené neschopnosti začít. Dlužno podotknout, že níže uvedené není ojedinělé, naopak velmi časté. Zákazník poptal analytický projekt digitalizace všech procesů ve společnosti, vyjma čistě výrobní sekce, přičemž hlavním motivátorem byla maximální eliminace papírového oběhu a tisku. Pro všechna oddělení byly identifikovány počty a popisy jejich procesů. HR bylo v TOP 3 co do objemu procesů k digitalizaci z celkového počtu deseti oddělení. Při následném jednání o postupu, jak přistoupit k zmapování procesů, jsme při diskusi s personálním ředitelem dostali tuto zpětnou vazbu: „No, já jsem tady tak trochu vzadu a počítám, že přijdeme na řadu až později. My určitě nechceme být první, spíš raději až naposled. Rozumím, co se chce, ale…“ Skoro to dále pak až vyznělo, jako by postupovali stylem tužka-papír. A ano, u mnoha částí tomu tak je, protože udělat změnu není nutné, když neexistuje potřeba. Ta vyvstala až nyní na základě managementem určené paperless strategie. Samozřejmě staré tužka-papír doby máme všichni daleko za sebou a majorita je dnes řešena elektronickou cestou. Jenže tuto část digitalizace v očích většiny přece řeší to „naše IT oddělení“ nebo ten „náš ajťák“, „tomu my nerozumíme“, „my jen sepíšeme Word a ten se pak vytiskne“. To ovšem dnes již není dostačující a je třeba do dalších kroků vložit společné úsilí.

Zbytečný tisk a skenování dokumentů zabírá čas a vytváří náklady navíc

HR procesy jsou samozřejmě z nemalé části již elektronické, ale po bližším pohledu zjišťujeme, že je najednou třeba „vyskočit“ na papír a ten si podepsat. Pak zpětně přiložit naskenovaný obraz a originál založit. Nezřídka se zjistí, že takových „vyskočení“ je vícero. Když si pak uděláte finální součet faktických dokumentů, nestačíte se divit, kolik bylo vytištěno stran, kolik stran bylo zpětně naskenováno, kolik dnů či týdnů to celé zabralo, kolik papírové dokumentace uchováváme kvůli každému jednomu zaměstnanci. A to stojí finance , které lze relativně snadno spočítat. To vede k úvaze, že protahování času na provedení maximální možné digitalizace i tam, kde dosud není provedena, stojí bezpochyby obdobné nákladové finanční prostředky. Jejich přesun do investiční položky, mnohdy i s nižším objemem, podporuje růst společnosti na rozdíl od stagnace a čistě nákladové bezúročné cesty bez digitalizace. Jednoduše řešeno, přesunout část operativních prostředků z ne-digitalizace do investiční položky určené na digitalizaci může být prvním krokem k eliminaci pocitu, že na to nejsou finanční prostředky. Realita je složitější, ale pro první uvědomění si, že stejné peníze lze namísto spotřeby využít na změnu a inovaci, je zásadním krokem vpřed.

Právní nařízení v personalistice

Dále se pojďme zabývat rovinou právní, která je bezpochyby pro každého personalistu klíčová. Dostát litery Zákoníku práce a obstát při případném auditu či soudním sporu je primární povinností personálního ředitele. Naštěstí právní rámec pro digitalizaci v České republice máme v dnešní době již nastavený a z pohledu digitalizace obecně nejsme v plenkách. Dlužno ovšem podotknout, že i tak se nepohybujeme v porovnání s ostatními státy EU na špici. Pokud se jedná o právní jednání v režimu B2B (firemní) nebo B2C (spotřebitelské), je dnes digitální komunikace ve smluvním vztahu běžná. Jestliže se však jedná o pracovněprávní vztah, je situace trochu složitější, ale také řešitelná.

Předně pro zaměstnanecké HR dokumenty ve vztahu k jejich doručování, které nemají povahu důležité písemnosti (dle§334 odst. 1 Zákoníku práce),  je obecně platné, že je lze doručovat jakýmkoliv způsobem, tedy i elektronicky. U důležitých písemností je elektronické doručování komplikovanější. Vyžaduje explicitní souhlas protistrany s takovým doručováním a nutné využití uznávaného elektronického podpisu za účelem elektronické identifikace. Zde je třeba se náležitě obrnit, protože vskutku  plnohodnotné využití elektronické identifikace aktuálně není v Zákoníku práce legislativně zakotveno. Netriviální situace, a asi potenciálně nejvíce konfliktní, bude vznikat při ukončování pracovněprávního vztahu, kde dřívější vůle protistrany se může rozplynout. Nicméně HR dokumentace je často velmi košatá a kvůli vybraným právně komplikovanějším písemnostem není třeba marnit čas odsouváním elektronizace.

Nebojte se digitalizace, zaměstnanci časem sami uvidí výhody

Co tedy bude oním katalyzátorem změny? Budou to lidé, zaměstnanci! Pochopitelně chvíli potrvá, než zaměstnanci v masovém měřítku mentálně opustí zakořeněný pocit, že „co je na papíře, černé na bílém, je svaté“. Dnes nám přijde úplně normální, že uzavřeme závaznou smlouvu s mobilním operátorem po telefonu nebo uzavřeme smlouvu na dodávku energií a vyměníme si smluvní dokumenty jen elektronicky.
Jakmile se ovšem jedná o pracovní smlouvu, nějak najednou ten papír chceme držet v rukou. A to i když z podhledu elektronizace je dnes náš svět plně připraven přijmout nepapírovou formu. Ano, legislativa nám to ještě plně neumožňuje, ale na druhou stranu nám v tom nebrání.

A kde je vzájemná vůle a respekt, je cesta! Co je tedy tou budoucností a co je tou blízkou budoucností? Budoucností bude maximální možná míra bezpapírové personalistiky. Avšak je třeba reagovat v době, kdy budoucnost vzniká, tedy nyní! V blízké budoucnosti bude tahounem po plné elektronizaci poptávka po samozřejmosti. Tedy samozřejmý předpoklad zaměstnanců o čistě elektronické komunikaci s nimi ze strany zaměstnavatele. To je klíčová odpověď na otázku, proč se tím vůbec zabývat. Až na vás bude potencionální zaměstnanec dívat tázavým pohledem, proč po něm chcete fyzický podpis, když on běžně používá elektronický podpis a bankovní identitu, má elektronický občanský průkaz a přijde mu normální, že s vámi chce vyměňovat smluvní dokumenty jen e-mailem nebo rovnou přes datovou schránku, bude na zamyšlení nad faktem, kde firma zaspala, pozdě. Pro generaci, která se narodila v 21. století, nastupující do pracovního procesu, budou toto kritéria, jimiž budou hodnotit značku a inovativnost společnosti. Vždyť přece HR oddělení je tím prvním, se kterým nový zaměstnanec přijde do interakce. Ať si udělá ten správný dojem hned na poprvé – koneckonců i my to od uchazečů také tak nějak implicitně očekáváme, protože první dojem rozhoduje!

Aleš Fukal, ředitel oddělení ECM řešení, napsáno pro časopis Ad REM (05/2022)

Na digitalizaci HR se zaměřujeme v sérii článků. Sledujte náš web a sociální sítě. Ovšem, pokud chcete vše vědět hned, rovnou nás kontaktujte.

Stáhněte si e-dokument, kde najdete vše důležité o digitalizaci HR v jednom souhrnu Budoucnost HR je digitalni

Přečtěte si více na toto téma:

• Článek Budoucnost HR je digitální