Výhody elektronické výměny dat (EDI)

V dnešním článku si představíme další způsob elektronického přenosu a zpracování dokladů v Dynamics 365 Business Central (dále D365BC). Jedná se o elektronickou výměnu dat, známou také jako EDI (Electronic Data Interchange).

EDI je jednou z možností zrychlení a zpřesnění komunikace s obchodními partnery. Zavedením EDI zjednodušíte proces předávání a zpracování dokladů, uspoříte náklady na lidskou práci i náklady na tisk dokladů a zamezíte chybám. Platí to jak pro odesílání dokladů obchodním partnerům, tak pro zpracování dokladů od obchodních partnerů.

Elektronická výměna dat (EDI) je založena na standardizaci seznamu a formátu dat v každé předávané zprávě. Například u zprávy ORDERS, která přenáší objednávku, to probíhá následovně: váš zákazník ve svém systému vytvoří nákupní objednávku a vyexportuje informace, které specifikují, od jakého dodavatele, kdy, jaké zboží a v jakém množství potřebuje. EDI poskytovatel zákazníka tyto informace zpracuje a přepošle vašemu EDI poskytovateli a ten je přepošle do vašeho informačního systému, kde se automaticky vytvoří prodejní objednávka. To, že si informační systém zákazníka a váš informační systém rozumí, je zajištěno použitím mezinárodně jednoznačných identifikátorů partnerů (GLN) a zboží (EAN).

GLN (Global Location Number) je přidělováno prostřednictvím národní organizace GS1, která garantuje jeho globální jedinečnost. GLN slouží k identifikaci konkrétní „adresy“ (sídla, dodací adresy, skladu), která je nezbytná pro doručení nejčastěji využívaných typů zpráv.

EAN (European Article Number) je mezinárodní číslo obchodní položky, které se používá pro identifikaci zboží v obchodní síti. Na zboží je převážně prezentováno v podobě čárového kódu. Rozsah čísel (EANů) využitelný pro zboží (výrobky) konkrétní organizace přiděluje také národní organizace GS1.

Tuto funkčnost připravila Konica Minolta IT Solutions Czech jako samostatnou aplikaci BA4edi  pro D365BC.

Aplikace BA4edi zprostředkovává komunikaci informačního systému D365BC s poskytovatelem EDI. Aplikace BA4edi umožňuje nastavit, odesílat a přijímat většinu důležitých zpráv EDI.

Zjednodušené schéma výměny dat:

Výměna dat mezi aplikací BA4edi a aplikací poskytovatele EDI komunikace probíhá prostřednictvím souborů typu xml.

Aplikace BA4edi má samostatné centrum rolí, ze kterého jsou přístupná všechna potřebná nastavení a evidence.

Připravené řešení EDI komunikace v aplikaci BA4edi od Konica Minolta IT Solutions Czech je snadné parametrizovat. S každým obchodním partnerem si můžete předávat jiné typy zpráv. Obchodním partnerem může být jak dodavatel, tak zákazník.

Pro fungování EDI je nutné nastavit více parametrů. Potřebná nastavení pro vybranou zprávu si ukážeme v následujícím videu.

Seznam potřebných nastavení:

• Seznam EDI zpráv, jejich označení a další parametry včetně nastavení sdílených adresářů pro ukládání příchozích nebo odchozích zpráv
• Přiřazení EDI zpráv vybraným obchodním partnerům
• U každého partnera je třeba vyplnit GLN (Global Location Number). Jde o jednoznačné označení partnera, které se používá v obsahu předávaných zpráv. Pokud má partner více dodacích adres, je třeba GLN vyplnit i na adrese příjemce. Pokud chceme dodával z více skladů, je třeba vyplnit GLN i na kartě lokace.
• Křížové odkazy zboží, kde specifikujeme EAN kódy zboží a čísla zboží dle označení zákazníka případně dodavatele.

Po nastavení parametrů je možné zpracování příchozích a odchozích zpráv spouštět ručně z centra rolí nebo nastavit ve frontě úloh na periodické spouštění.

Další informace k EDI a elektronickému přenosu a zpracování dokladů přineseme zítra.

Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Business Central více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

Václav Procházka, Senior Support Manager

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li