Jak usnadňují centra rolí a profily práci v systému Business Central

Dynamics 365 Business Central je komplexní ERP systém s nepřeberným množstvím funkčností a možností. Uživatelé v něm ale nemusejí zdlouhavě hledat agendy, informace a funkce, které potřebují pro svoji každodenní práci. Pro jednotlivé uživatelské role jsou připravena takzvaná centra rolí, která hned na úvodní obrazovce uživateli nabízejí ty nejdůležitější informace a nabídky. Centra rolí si může uživatel dále upravovat a přizpůsobovat dle svých individuálních potřeb.

Přemýšlíte o implementaci moderního ERP systému ve své společnosti a chcete se dozvědět o aplikaci Microsoft Dynamics 365 Business Central více? Stačí kliknout na tlačítko „Mám zájem“ vpravo dole a naši konzultanti vám rádi vše vysvětlí.

V tomto článku si podrobněji vysvětlíme nejen koncept centra rolí, ale také se dotkneme úzce souvisejícího tématu uživatelských profilů.

Centra rolí se liší svým vzhledem, jsou však koncipována podle jednotné filozofie. Centra rolí se skládají ze stavebních bloků naplňujících potřeby jednotlivých uživatelů a tyto bloky jsou podle důležitosti uspořádány odshora dolů. Díky tomuto uspořádání má uživatel hned po spuštění systému k dispozici nejdůležitější informace pro svou práci a přístup ke klíčovým agendám a akcím. Po vyřešení nejdůležitějších úkolů se může posouvat centrem rolí dolů a získávat podrobnější informace ke sledovaným ukazatelům nebo přistupovat k méně důležitým procesům. Na následujícím obrázku a v navazujícím popisu jsou na příkladu centra rolí pro obchodního ředitele popsány hlavní stavební bloky.

1. Nabídka všech hlavních funkcí relevantních pro uživatelskou roli.
2. Přístup k nejčastěji používaným agendám.
3. Akce zahajující hlavní obchodní procesy relevantní pro uživatelskou roli nebo spouštějící důležité analytické sestavy.
4. „Palcové titulky“. Systém poskytuje klíčové informace ze systému ve formě novinových titulků.
5. Klíčové ukazatele (KPI) sledované uživatelkou rolí. Zobrazené ukazatele je možné podrobněji analyzovat proklikem na zdrojová data.
6. Dlaždice s aktuálními informacemi o hlavních obchodních procesech. Klepnutím na dlaždici se zobrazí podkladová data.
7. Podrobnější analýzy sledovaných ukazatelů ve formě grafů nebo tabulek.
8. Dlaždice s informacemi o méně důležitých obchodních procesech s možností prokliku na zdrojová data.

Dynamics 365 Business Central má připravená centra rolí pro širokou paletu uživatelských rolí, například pro tyto role:

• Účtárna
• Pokladní
• Správa
• Obchodní ředitel
• Manažer prodeje a vztahů
• Zpracovatel prodejních objednávek
• Nákupčí
• Plánovač výroby
• Vedoucí projektu
• Servis
• Správa uživatelů, uživatelských skupin a oprávnění

Koncept centra rolí je úzce propojen s konceptem uživatelských profilů. Uživatelský profil ovlivňuje uživatelské rozhraní systému (tedy jaká pole, sekce formulářů a funkce uživatel vidí a také s jakou prioritou jsou tyto ovládací prvky zobrazeny). Uživatelský profil může být propojen i s tzv. Skupinou uživatelů, které definuje sadu oprávnění uživatele (tedy k jakým datům a funkčnostem systému má uživatel přístup). Systém je tak personalizován pro uživatelskou roli nejen na úrovni úvodní obrazovky ale i v jednotlivých funkčnostech systému. To například znamená, že formulář při práci s prodejní objednávkou se bude svým vzhledem a dostupnými funkčnostmi lišit podle toho, který uživatel se systémem pracuje (například skladník uvidí údaje potřebné pro výdej zboží a účetní data potřebná pro zaúčtování dokladu).

Tento koncept usnadňuje i správu uživatelů systému. Administrátor zařazením uživatele do příslušné skupiny uživatelů jednoduše nastaví pracovní prostředí uživatele a zároveň nastaví odpovídající oprávnění k používání systému.  

Připravená standardní centra rolí a uživatelské profily je ale možné dále přizpůsobovat. Administrátoři systému mohou upravit vzhled centra rolí nebo formulářů systému na úrovni jednotlivých profilů. Mohou tak vyladit vzhled systému přesně dle standardů a pravidel platných v konkrétní společnosti. Tím to ale nekončí. Systém umožňuje každému uživateli přizpůsobit si pracovní prostředí dle svých individuálních potřeb a priorit.  

Dynamics 365 Business Central nabízí následující možnosti přizpůsobení centra rolí a ostatních formulářů systému:

• Skrývání nepotřebných polí, akcí, dlaždic nebo ovládacích prvků
• Zobrazování skrytých polí, akcí, dlaždic nebo ovládacích prvků
• Přesun, resp. změna pořadí polí, akcí, dlaždic nebo ovládacích prvků
• Změna šířky sloupců v přehledových formulářích
• Přesun polí mezi standardním a rozšířeným zobrazením v kartových formulářích
• Přidání přístupu ke zvolené agendě nebo reportu do centra rolí (tzv. záložka)

Pomocí těchto nástrojů je možné uživatelské rozhraní přizpůsobit přesně na míru konkrétním uživatelům v konkrétní firmě. Díky tomu je pak práce se systém Dynamics 365 Business Central příjemná a efektivní.

Aleš Eliáš, Senior Solution Architect

Konica Minolta IT Solutions Czech
kmits.cz/li